Privacyverklaring
Voxori verwerkt persoonsgegevens met zorg en conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verklaring legt uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten u heeft.
1. Wie zijn wij?
Voxori, gevestigd te Rotterdam, Nederland, is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93607083 (BTW NL866466095B01). Voxori levert een AI-telefoonreceptionist die namens ondernemers telefoongesprekken aanneemt, afspraken inplant en bevestigingen verstuurt.
Vragen over privacy? Mail privacy@voxori.nl.
2. Onze twee rollen
Voxori verwerkt persoonsgegevens in twee hoedanigheden:
- Als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze zakelijke afnemers (de ondernemer en zijn contactpersonen) en van bezoekers van voxori.nl. Daarop ziet deze privacyverklaring.
- Als verwerker voor de gegevens van bellers — de klanten van onze afnemers — die wij uitsluitend verwerken in opdracht van en namens de afnemer. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst tussen Voxori en de afnemer; de afnemer is voor die gegevens verwerkingsverantwoordelijke.
3. Melding dat u met een AI spreekt
Conform de EU AI Act (transparantieverplichting bij interactie met AI) meldt de Voxori-assistent aan het begin van elk gesprek dat de beller met een geautomatiseerde AI-assistent spreekt. Wij wekken nooit de indruk dat u met een mens spreekt. U kunt te allen tijde vragen om te worden doorverbonden met een medewerker van de onderneming.
4. Welke gegevens verwerken wij?
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Afnemergegevens | Bedrijfsnaam, naam contactpersoon, e-mail, telefoonnummer, factuuradres |
| Account- en gebruiksgegevens | Inloggegevens, dashboard-instellingen, logbestanden |
| Betaalgegevens | Factuur- en betaalhistorie. Wij verwerken geen kaartgegevens; facturatie verloopt via bankoverschrijving en de gegevens op uw bankafschrift |
| Gespreksgegevens van bellers | Telefoonnummer, gespreksaudio, transcriptie, afspraakdetails, SMS-bevestigingen |
| Websitegegevens | Contact-/demoformulier, geanonimiseerde statistieken en het kanaal waarlangs u ons vond (binnen uw bezoek; dit over meerdere bezoeken onthouden doen wij alleen met uw toestemming — zie cookiebeleid) |
| Downloadaanvragen | E-mailadres, en indien u die zelf invult: bedrijfsnaam, telefoonnummer en branche. Plus welke gids u aanvroeg en of u het vakje voor de nieuwsbrief aankruiste. Net als bij het contactformulier leggen wij daarbij uw IP-adres en browserkenmerk (user-agent) vast — uitsluitend om misbruik van het formulier tegen te gaan |
5. Doeleinden en grondslagen (AVG art. 6)
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Leveren en uitvoeren van de dienst | Uitvoering overeenkomst — art. 6(1)(b) |
| Facturatie en debiteurenbeheer | Uitvoering overeenkomst — art. 6(1)(b) |
| Fiscale bewaarplicht van administratie | Wettelijke plicht — art. 6(1)(c) jo. art. 52 AWR |
| Klantenservice en support | Uitvoering overeenkomst — art. 6(1)(b) |
| Beveiliging en fraudepreventie | Gerechtvaardigd belang — art. 6(1)(f) |
| Productverbetering (geaggregeerd / geanonimiseerd) | Gerechtvaardigd belang — art. 6(1)(f) |
| Beperkte e-mail aan bestaande zakelijke klanten | Gerechtvaardigd belang — art. 6(1)(f), met afmeldmogelijkheid |
| Afhandelen van een downloadaanvraag en bijhouden welke gidsen gelezen worden | Gerechtvaardigd belang — art. 6(1)(f) |
| Toesturen van de nieuwsbrief na een downloadaanvraag | Toestemming — art. 6(1)(a) jo. Telecomwet art. 11.7, apart aangevinkt |
Meten via welk kanaal een websitebezoeker ons vond, over meerdere bezoeken heen (vx-attr-lt) | Toestemming — art. 6(1)(a), in te trekken via de cookiebanner |
| Meten welke advertentie tot een aanmelding leidt (Google Ads, klik-identificatoren) | Toestemming — art. 6(1)(a), in te trekken via de cookiebanner |
| Verwerking van bellergegevens namens de afnemer | Verwerker; grondslag berust bij de afnemer |
6. Hoe lang bewaren wij gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account- en afnemergegevens | Duur van de overeenkomst |
| Factuur- en betaalgegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR) |
| Transcripties — Voxori Basis en Voxori Flex (zonder module Gespreksinzicht) | 7 dagen, daarna automatisch verwijderd |
| Transcripties — met module Gespreksinzicht of Voxori Compleet | Standaard 24 maanden, in het dashboard instelbaar (korter) |
| Transcripties — legacy-pakketten (Starter/Professional/Business, niet meer verkocht) | Respectievelijk 7 dagen / 12 maanden / 24 maanden (instelbaar) |
| Gespreksaudio | Standaard niet opgeslagen; alleen bij opt-in van de afnemer, maximaal 30 dagen |
| SMS-logbestanden | 30 dagen |
| Agenda-events (cache) | Tot intrekking van de agenda-autorisatie + 30 dagen |
| Website-/demo-contact | 12 maanden |
| Downloadaanvraag (e-mailadres en wat u zelf invulde) | 12 maanden na de aanvraag, automatisch verwijderd; eerder op verzoek. Trekt u de nieuwsbrief-toestemming in, dan gebruiken wij uw e-mailadres niet meer voor de nieuwsbrief |
Herkomst van een websitebezoeker — binnen één bezoek (vx-attr) | Tot het tabblad sluit |
Herkomst van een websitebezoeker — over meerdere bezoeken (vx-attr-lt, alleen met toestemming) | 90 dagen |
| Advertentie-klik-identificatoren (alleen met toestemming) | Tot intrekking van de toestemming; verder conform het bewaarbeleid van Google Ads |
7. Met wie delen wij gegevens?
Voor het leveren van de dienst schakelen wij zorgvuldig geselecteerde verwerkers in. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten; zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht. Wij delen gegevens met de volgende categorieën ontvangers:
- Communicatie- en telefonieleveranciers, voor het tot stand brengen en afhandelen van de telefoongesprekken;
- Technologieleveranciers voor spraak- en taalverwerking, om gesproken taal om te zetten en het gesprek te kunnen voeren;
- Agenda- en planningsdiensten, voor het inplannen van afspraken;
- Onze hostingpartij binnen de Europese Economische Ruimte, voor opslag en serverinfrastructuur;
- Een SMS-dienstverlener, voor het versturen van bevestigingen.
Een actueel overzicht van de door ons ingeschakelde sub-verwerkers is op verzoek beschikbaar via privacy@voxori.nl. Wij verkopen uw gegevens nooit en delen ze niet met derden voor hun eigen marketingdoeleinden.
8. Google-gebruikersdata (Google Agenda)
Koppelt een afnemer zijn Google Agenda aan Voxori, dan krijgt Voxori toegang tot die
agenda via de Google-scope https://www.googleapis.com/auth/calendar.events. Wij
gebruiken die toegang uitsluitend om (1) de beschikbaarheid van de afnemer te controleren en
(2) de afgesproken afspraak als agenda-afspraak (event) aan te maken of bij te werken, zodat
de afnemer de boeking direct in zijn eigen Google Agenda terugziet.
Wij vragen bewust alleen de beperkte scope calendar.events en niet de volledige
calendar-scope: Voxori leest alleen vrij/bezet-informatie en maakt of wijzigt
afspraken, en beheert nooit agenda-instellingen of andere agenda's. Voxori benadert uitsluitend
de gekoppelde agenda en alleen voor het controleren van beschikbaarheid en het beheren van
afspraken.
Het gebruik en de overdracht van informatie die Voxori via Google-API's ontvangt, voldoen aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. In de bewoording die Google hanteert: Voxori's use of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Concreet betekent dit dat wij Google-gebruikersdata uitsluitend gebruiken om de hierboven beschreven, voor de gebruiker zichtbare boekingsfunctie te leveren. Wij gebruiken deze data nooit voor advertenties en verkopen ze nooit. Wij delen of dragen ze niet over aan derden voor hun eigen doeleinden; overdracht vindt uitsluitend plaats voor zover nodig om de boekingsfunctie te leveren, voor beveiliging, of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Wij gebruiken Google-gebruikersdata nooit om generieke AI- of ML-modellen te trainen. Voxori-medewerkers lezen uw agendagegevens niet, behalve voor zover strikt noodzakelijk voor beveiliging of misbruikonderzoek, om aan een wettelijke verplichting te voldoen, of met uw uitdrukkelijke toestemming.
Tijdens de koppeling bewaren wij alleen de minimaal benodigde agenda-gegevens (vrij/bezet-status en de door Voxori aangemaakte afspraken) tijdelijk in cache op onze servers in Amsterdam (NL); wij bewaren geen volledige kopie van uw agenda. U kunt de koppeling op elk moment intrekken via uw Voxori-dashboard of via uw Google-account (myaccount.google.com/permissions); daarna verwijderen wij de in cache bewaarde agenda-gegevens binnen 30 dagen.
9. Doorgifte buiten de EER
Een deel van de gespreksverwerking vindt plaats bij dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte (onder meer in de Verenigde Staten). Wij baseren die doorgifte op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses) en, waar van toepassing, aanvullende technische en organisatorische maatregelen. Een kopie van de waarborgen is op verzoek beschikbaar via privacy@voxori.nl.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (AVG art. 32), waaronder versleuteling van data in transit en in rust, toegang op basis van noodzaak, logging en periodieke evaluatie van onze maatregelen.
11. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit) en bezwaar tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die te allen tijde intrekken (art. 7 lid 3 AVG). Dien uw verzoek in via privacy@voxori.nl. Wij reageren binnen één maand.
Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben of u in aanmerkelijke mate treffen (art. 22 AVG).
Bent u beller en gaat uw verzoek over een gesprek met een onderneming? Dan is die onderneming verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwijzen u door of helpen de onderneming uw verzoek af te handelen.
12. Klacht
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
13. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op voxori.nl/privacy met vermelding van versienummer en ingangsdatum.