Privacyverklaring
Voxori verwerkt persoonsgegevens met zorg en conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verklaring legt uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten u heeft.
1. Wie zijn wij?
Voxori, gevestigd te Rotterdam, Nederland, is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93607083 (BTW NL866466095B01). Voxori levert een AI-telefoonreceptionist die namens ondernemers telefoongesprekken aanneemt, afspraken inplant en bevestigingen verstuurt.
Vragen over privacy? Mail privacy@voxori.nl.
2. Onze twee rollen
Voxori verwerkt persoonsgegevens in twee hoedanigheden:
- Als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze zakelijke afnemers (de ondernemer en zijn contactpersonen) en van bezoekers van voxori.nl. Daarop ziet deze privacyverklaring.
- Als verwerker voor de gegevens van bellers — de klanten van onze afnemers — die wij uitsluitend verwerken in opdracht van en namens de afnemer. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst tussen Voxori en de afnemer; de afnemer is voor die gegevens verwerkingsverantwoordelijke.
3. Melding dat u met een AI spreekt
Conform de EU AI Act (transparantieverplichting bij interactie met AI) meldt de Voxori-assistent aan het begin van elk gesprek dat de beller met een geautomatiseerde AI-assistent spreekt. Wij wekken nooit de indruk dat u met een mens spreekt. U kunt te allen tijde vragen om te worden doorverbonden met een medewerker van de onderneming.
4. Welke gegevens verwerken wij?
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Afnemergegevens | Bedrijfsnaam, naam contactpersoon, e-mail, telefoonnummer, factuuradres |
| Account- en gebruiksgegevens | Inloggegevens, dashboard-instellingen, logbestanden |
| Betaalgegevens | Factuur- en betaalhistorie. Wij verwerken geen kaartgegevens; facturatie verloopt via bankoverschrijving en de gegevens op uw bankafschrift |
| Gespreksgegevens van bellers | Telefoonnummer, gespreksaudio, transcriptie, afspraakdetails, SMS-bevestigingen |
| Websitegegevens | Contact-/demoformulier, geanonimiseerde statistieken (zie cookiebeleid) |
5. Doeleinden en grondslagen (AVG art. 6)
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Leveren en uitvoeren van de dienst | Uitvoering overeenkomst — art. 6(1)(b) |
| Facturatie en debiteurenbeheer | Uitvoering overeenkomst — art. 6(1)(b) |
| Fiscale bewaarplicht van administratie | Wettelijke plicht — art. 6(1)(c) jo. art. 52 AWR |
| Klantenservice en support | Uitvoering overeenkomst — art. 6(1)(b) |
| Beveiliging en fraudepreventie | Gerechtvaardigd belang — art. 6(1)(f) |
| Productverbetering (geaggregeerd / geanonimiseerd) | Gerechtvaardigd belang — art. 6(1)(f) |
| Beperkte e-mail aan bestaande zakelijke klanten | Gerechtvaardigd belang — art. 6(1)(f), met afmeldmogelijkheid |
| Verwerking van bellergegevens namens de afnemer | Verwerker; grondslag berust bij de afnemer |
6. Hoe lang bewaren wij gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account- en afnemergegevens | Duur van de overeenkomst |
| Factuur- en betaalgegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR) |
| Transcripties — pakket Starter | 7 dagen, daarna automatisch verwijderd |
| Transcripties — Professional | Standaard 12 maanden, in het dashboard instelbaar (korter) |
| Transcripties — Business | Standaard 24 maanden, in het dashboard instelbaar (korter) |
| Gespreksaudio | Standaard niet opgeslagen; alleen bij opt-in van de afnemer, maximaal 30 dagen |
| SMS-logbestanden | 30 dagen |
| Agenda-events (cache) | Tot intrekking van de agenda-autorisatie + 30 dagen |
| Website-/demo-contact | 12 maanden |
7. Met wie delen wij gegevens?
Voor het leveren van de dienst schakelen wij zorgvuldig geselecteerde verwerkers in. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten; zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht. Wij delen gegevens met de volgende categorieën ontvangers:
- Communicatie- en telefonieleveranciers, voor het tot stand brengen en afhandelen van de telefoongesprekken;
- Technologieleveranciers voor spraak- en taalverwerking, om gesproken taal om te zetten en het gesprek te kunnen voeren;
- Agenda- en planningsdiensten, voor het inplannen van afspraken;
- Onze hostingpartij binnen de Europese Economische Ruimte, voor opslag en serverinfrastructuur;
- Een SMS-dienstverlener, voor het versturen van bevestigingen.
Een actueel overzicht van de door ons ingeschakelde sub-verwerkers is op verzoek beschikbaar via privacy@voxori.nl. Wij verkopen uw gegevens nooit en delen ze niet met derden voor hun eigen marketingdoeleinden.
8. Doorgifte buiten de EER
Een deel van de gespreksverwerking vindt plaats bij dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte (onder meer in de Verenigde Staten). Wij baseren die doorgifte op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses) en, waar van toepassing, aanvullende technische en organisatorische maatregelen. Een kopie van de waarborgen is op verzoek beschikbaar via privacy@voxori.nl.
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (AVG art. 32), waaronder versleuteling van data in transit en in rust, toegang op basis van noodzaak, logging en periodieke evaluatie van onze maatregelen.
10. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit) en bezwaar tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die te allen tijde intrekken (art. 7 lid 3 AVG). Dien uw verzoek in via privacy@voxori.nl. Wij reageren binnen één maand.
Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben of u in aanmerkelijke mate treffen (art. 22 AVG).
Bent u beller en gaat uw verzoek over een gesprek met een onderneming? Dan is die onderneming verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwijzen u door of helpen de onderneming uw verzoek af te handelen.
11. Klacht
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op voxori.nl/privacy met vermelding van versienummer en ingangsdatum.