Je bedrijf aansturen in gewone taal: de AI-bedrijfsmanager (in pilot)

Wat je in de pilot kunt vragen

Bovenaan je portaal staat één invoerbalk. Je typt een opdracht zoals je die aan een collega zou geven: “geef me een overzicht van vandaag”, “welke facturen staan nog open?”, “maak een offerte voor Jan de Vries voor drie uur arbeid aan zijn cv-ketel”, of “plan de nieuwe opdrachten in”.

De AI-bedrijfsmanager gebruikt daarvoor uitsluitend echte gegevens: je gesprekken, agenda, meldingen, prijslijst, offertes, opdrachten en facturen. Ontbreekt een bron, dan zegt hij ‘onbekend’. Hij verzint geen cijfers, en hij zegt pas dat iets gedaan is als het systeem dat bevestigt.

• Overzicht en rapporten: gesprekken, aanvragen, afspraken, open offertes, openstaande facturen, AI-kosten.
• Offerteconcept uit je eigen prijslijst, met btw en korting berekend door het systeem.
• Werkopdracht aanmaken, status bijhouden, vrije tijden per monteur voorstellen en inplannen.
• Conceptfactuur na een afgeronde opdracht; herinnering bij een vervallen factuur.
• Interne taken, inkoopaanvragen, verlofregistratie en marketingconcepten.

Wat altijd op jouw akkoord wacht

Elke handeling heeft een vast risiconiveau. Lezen en concepten maken gebeuren direct. Interne wijzigingen — een taak, een opdracht, een inplanning — wachten standaard op jou, tenzij je per agent kiest dat hij die zelf mag doen. Alles met geld of klantcontact wacht altijd: een offerte goedkeuren of versturen, een factuur definitief maken of versturen.

Je ziet elk verzoek met een korte samenvatting en keurt het met één klik goed of af. Alleen een eigenaar kan dat; een medewerker kan lezen en voorbereiden. Een verzoek dat je niet beoordeelt, verloopt na 72 uur en wordt dan niet uitgevoerd.

Waarom de AI nooit zelf rekent

Een offerte- of factuurbedrag komt nooit uit een AI-antwoord. De AI stelt regels voor — ‘drie uur arbeid, code UUR’ — en het systeem rekent: prijs uit jouw prijslijst, btw per tarief, korting naar rato, half-up afgerond. Daardoor is elk bedrag herleidbaar tot een regel in je prijslijst, en klopt de btw ook als de AI een slechte dag heeft.

Dezelfde regel geldt voor betalingen: een factuur heet pas betaald als Mollie dat bevestigt of jij de betaling zelf registreert. Een herinnering gaat nooit naar iemand die al betaald heeft.

“Een offerte- of factuurbedrag komt nooit uit een AI-antwoord.”

Automatiseringen: eerst bekijken, dan aanzetten

Wil je dat iets vanzelf gebeurt, dan zet je een automatisering aan. Bijvoorbeeld: als een offerte wordt geaccepteerd, maak dan een opdracht en een inplantaak. Of: elke maandag een weekrapport in je mailbox. Je kiest ze uit een branchepakket, bouwt ze in een eenvoudige editor, of beschrijft ze in gewone taal aan de AI.

In alle drie de gevallen wordt een nieuwe automatisering uitgeschakeld opgeslagen. Jij bekijkt hem en zet hem aan. Mislukt een stap, dan stopt de automatisering netjes, staat hij als ‘mislukt’ in je overzicht en kun je hem hervatten.

Wat de AI-bedrijfsmanager niet doet

Juist omdat dit over geld en klanten gaat, zijn de grenzen hard. Ze zijn niet in te stellen; ze bestaan simpelweg niet als handeling.

• Geen betalingen, geen bestellingen, geen wijzigingen aan bankgegevens.
• Geen besluiten over personeel: verlof wordt vastgelegd, jij beslist.
• Geen marketing publiceren of versturen: alleen concepten.
• Geen documenten lezen: geüploade bestanden gaan nooit naar de AI, zodat een bestand hem ook geen instructies kan geven.
• Geen reistijd in de planning, tenzij je dat zelf aanzet (dan via Google Maps, alleen met adressen).
• Geen eigen rechten veranderen en geen andere agents starten.

Waar het vandaag staat

Business OS draait in een begeleide pilot op onze eigen omgeving. Er is nog geen klantaccount waar het onbeheerd loopt, en er is geen knop in je portaal om het zelf aan te zetten. Het is maatwerk per klant: de prijs spreken we af in dat traject. Offertes en facturen namens een klant worden eerst juridisch getoetst — onder meer de factuurvereisten, het herroepingsrecht bij consumenten en de uitbreiding van de verwerkersovereenkomst — voordat we het bij klanten aanzetten.

Wil je als een van de eersten meedoen, laat het weten via het contactformulier. Dan vertellen we eerlijk wat er bij jou wél en nog niet kan.